Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 5 oktober 2026

Cluuby maakt software voor schietverenigingen. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken als je deze website bezoekt of contact met ons opneemt, en hoe dat zit met de gegevens van verenigingen die Cluuby gebruiken.

Wie zijn wij?

Cluuby is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze verklaring onder “Deze website” en “Contact” staan. Je bereikt ons via info@cluuby.com of 06-20368553.

Deze website

Geen cookies en geen tracking. Deze website plaatst geen cookies, gebruikt geen statistiek- of advertentiediensten en laadt niets van andere partijen: alle teksten, afbeeldingen en scripts komen van onze eigen server.

Serverlogboeken. Bij elk bezoek legt de webserver technische gegevens vast: je IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en het type browser. We gebruiken deze gegevens alleen om de website veilig en bereikbaar te houden en storingen op te sporen (gerechtvaardigd belang). De logboeken worden na maximaal 15 dagen automatisch verwijderd.

Inlogpagina. Als je op de inlogpagina kiest voor “Onthoud mijn vereniging”, bewaart je browser de code van je vereniging op je eigen apparaat. Wij ontvangen die gegevens niet. Vink de optie uit of wis de websitegegevens in je browser om ze te verwijderen.

Contact

Als je ons mailt of belt, gebruiken we je naam, contactgegevens, de naam van je vereniging en de inhoud van je bericht om je vraag te beantwoorden en, als je dat wilt, een voorstel te doen. De grondslag is je verzoek (het voorbereiden van een overeenkomst) of ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden. We bewaren deze gegevens tot uiterlijk twee jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortkomt; dan gelden de wettelijke bewaartermijnen voor de administratie. E-mail verloopt via onze eigen mailserver.

Cluuby voor verenigingen

Een vereniging die Cluuby gebruikt, legt daarin gegevens van haar leden vast. Voor die gegevens is de vereniging verantwoordelijk; Cluuby verwerkt ze alleen in opdracht van de vereniging. De afspraken daarover leggen we met elke vereniging vast in een verwerkersovereenkomst.

• Elke vereniging heeft een eigen omgeving met een eigen database. Gegevens van verschillende verenigingen komen nooit bij elkaar.
• We gebruiken ledengegevens niet voor eigen doeleinden en verkopen of delen ze niet.
• De gegevens staan op een server van onze hostingpartij IONOS in een datacenter in Frankfurt (Duitsland), binnen de Europese Unie.
• Elke nacht maken we een versleutelde back-up, die we 90 dagen bewaren in een Nextcloud-omgeving bij WebOké in Nederland. WebOké kan de inhoud van die back-ups niet lezen.

Ben je lid van een vereniging en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan contact op met het bestuur van je vereniging. In Cluuby kun je je eigen gegevens ook zelf inzien en een wijziging aanvragen via “Mijn gegevens”.

Demo-omgeving

Op demo.cluuby.com kun je Cluuby uitproberen met een fictieve vereniging. Toegang krijg je op aanvraag; voor die toegang bewaren we je naam, de naam van je vereniging en je e-mailadres zolang de toegang bestaat; na afloop verwijderen we hem. Vul daar geen echte persoonsgegevens in. Alles wat je in de demo invoert of uploadt, wordt elke nacht gewist en komt niet in onze back-ups. De demo verstuurt geen e-mail. Net als bij deze website legt de server technische logboeken vast, die na maximaal 15 dagen worden verwijderd. Zolang je bent ingelogd, bewaart je browser een inlogsleutel op je eigen apparaat; uitloggen verwijdert die.

Delen met anderen

We delen persoonsgegevens alleen met partijen die nodig zijn om Cluuby te laten werken, zoals onze hostingpartij en de partij waar we de versleutelde back-ups bewaren, en alleen met de afspraken die de wet daarvoor vraagt. We verkopen nooit gegevens en geven ze niet aan derden voor hun eigen doeleinden.

Beveiliging

Al het verkeer met cluuby.com en de verenigingsomgevingen loopt via een versleutelde HTTPS-verbinding. Toegang tot gegevens is per rol beperkt, wijzigingen worden vastgelegd in een logboek en gebruikers worden na twee uur zonder activiteit automatisch uitgelogd.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Stuur je verzoek naar info@cluuby.com; we reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens die je vereniging in Cluuby bijhoudt, dan helpen we je vereniging bij het afhandelen van je verzoek.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd.